Was Excel nicht kann

Was Excel nicht kann

Köche sind selten Freunde von Zahlen.

Wir haben das Handwerk gelernt, weil wir mit den Händen arbeiten wollen, nicht mit Tabellen. Wenn du einen Koch fragst, wie er sich seine perfekte Kalkulationssoftware vorstellt, kriegst du oft die gleiche Antwort: „Ich mach ein Foto vom Gericht, der Computer rechnet den Rest."

So einfach ist es nicht. Aber so weit weg davon ist es auch nicht mehr.

Bevor ich da hinkomme, kurz zu dem Weg dorthin — und warum ich Excel und vergleichbare Tools für meinen Wareneinsatz nicht mehr nutze.

Excel kennt kein "wann"

Eine Excel-Zelle weiß nicht, wann du sie zuletzt aktualisiert hast. Sie zeigt dir einen Preis. Ob der vom Februar ist oder von gestern — keine Ahnung.

Tomaten und Paprika sind Klassiker. Im Sommer 1,80 € das Kilo, im Winter 4,20 €. Bei Spargel hast du jede Woche andere Preise. Du kalkulierst dein Gericht mit einem Preis von vor drei Monaten weiter, dein Wareneinsatz auf dem Papier sieht super aus. Auf dem Konto nicht. Du merkst es erst beim Monatsabschluss. Da ist es zu spät.

Excel kennt keine Zutat zweimal

Ich hab eine Ratatouille als Beilage. Paprika, Zucchini, Aubergine, Tomaten, alles frisch. Im Winter explodieren die Preise. Was tun?

In Excel: jede Tabelle öffnen, in der die Ratatouille drin ist, neue Preise eintragen, neu durchrechnen, hoffen, dass kein Tippfehler drin ist. Bei drei Tippfehlern ist der Wareneinsatz auf dem Papier schon wieder Fiktion.

Klar — du kannst auch in Excel eine zentrale Zutaten-Datenbank anlegen, mit Verweisen über alle Gerichte hinweg. Geht. Aber: ein Vertipper bleibt drin. Du tippst aus Versehen 1,80 statt 18,00, drückst Enter, weiter geht's. Excel sagt dir nicht „Moment, das war doch gestern noch zehnmal so teuer". Excel sagt gar nichts. Es rechnet einfach mit dem falschen Wert weiter — durch alle Gerichte, in denen Paprika drin ist. Du suchst dich tot, weil du gar nicht weißt, wo der Fehler ist.

Excel ist nicht aus Bosheit so. Es macht einfach genau das, was du sagst — auch wenn das ein Fehler war.

Excel ist nicht in der Küche

Mein Mac steht im Büro. Die Inventur findet im Kühlhaus statt. Im Lager. An der Theke.

Heißt: Inventur machen mit Klemmbrett, Zettel, Stift. Abends ins Büro setzen, abtippen. 90 Minuten verschwendete Zeit, drei Tippfehler, fünf Artikel, die ich vergessen hab, weil meine Handschrift „Ko" auch Kabeljau oder Kohl heißen kann.

Eine Tabelle, die nicht in deiner Hand ist, während du zählst, ist eine Tabelle, die du zweimal machst.

Excel hat keinen Plan vom Beleg

Wenn der Belegstapel auf meinem Schreibtisch einen Monat liegen würde, hätte mein Chef mir die Ohren langgezogen — zu Recht. Aber genau das passiert mit Excel-Workflows: Die Belege stapeln sich, weil das Abtippen jedes einzelnen ewig dauert.

Lieferschein vom Großhändler. Kassenbon vom Discounter. PDF per Mail. Dazwischen ein handgeschriebener Hofkasse-Beleg vom Spargelbauer. Alle wollen ihren Preis irgendwo in eine Tabelle.

Bis ich das alles per Hand übertragen hatte, war das Wareneinsatz-Bild von letzter Woche. Heute nicht zu sehen, weil ich noch nicht abgetippt hatte. Morgen vielleicht auch nicht, weil heute Service ist.

Was ich irgendwann gemacht habe

Aus Frust hab ich dann komplett aufgehört, mit Excel oder Kalkulationstools zu rechnen.

Ich hab die Hauptzutat eines Gerichts genommen, sie nach Grammatur durchgerechnet, Faktor 3,5 draufgeschlagen, ein paar weitere Zutaten geraten dazugepackt — und das war meine Kalkulation. Hat in der Regel geklappt.

Aber Hand aufs Herz: Das ist keine Lösung. Das ist eine Notlösung in der Hoffnung, dass die Mischkalkulation übers Jahr passt. Manchmal tut sie das. Manchmal nicht. Und du merkst es erst, wenn der Steuerberater den Jahresabschluss bringt.

Was Köche eigentlich brauchen

Zurück zum Anfang: Foto vom Gericht, Computer rechnet den Rest.

Komplett geht das nicht. Aber wir können sehr nah ran:

  • Eine Zutaten-Datenbank, die sich aus Belegen automatisch füttert
  • Komponenten (eine Sauce, eine Beilage), die nur einmal kalkuliert werden und dann in jedes Gericht einfließen
  • Preisänderungen, die sich automatisch durch alle Gerichte rechnen
  • Inventur direkt am Smartphone, im Lager, mit beiden Händen
  • Belege per Foto erfassen, KI liest die Positionen aus

Das ist der Punkt, an dem ich gemerkt habe: Eine Kalkulation muss leben. Sie muss wissen, wann sie zuletzt angefasst wurde. Sie muss dieselbe Zutat in allen Gerichten kennen. Sie muss in der Hand sein, während ich zähle. Sie muss neue Belege automatisch verarbeiten.

Das ist keine Excel-Kritik. Das ist eine Beschreibung von dem Punkt, an dem ein Werkzeug nicht mehr passt — oder einer Berufsgruppe, die nie richtig dafür gemacht war, in Tabellen zu denken.

Excel ist großartig für eine Kalkulation, einen Monat, einen Test. Excel ist mörderisch für 60 Gerichte, 200 Zutaten, ein paar Lieferanten und sieben Jahre Historie.

Wenn du gerade an dem Punkt bist, an dem deine Tabelle dich mehr Zeit kostet, als sie dir spart — oder du dich beim Faktor-3,5-Verfahren wiederfindest — dann ist das kein Versagen. Dann hat dein Betrieb eine Größe erreicht, an der das richtige Werkzeug ein anderes ist.

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